淺談企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理與控制
發(fā)布時(shí)間：2023-05-08摘要：標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的重要組成部分，是企業(yè)進(jìn)行設(shè)計(jì)、科研、生產(chǎn)、施工、調(diào)試、驗(yàn)收等技術(shù)管理活動(dòng)必須遵循的依據(jù)和準(zhǔn)則，也是企業(yè)質(zhì)量管理體系必須的受控文件。
做好標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理與控制，防止失效、廢止標(biāo)準(zhǔn)的非預(yù)期使用，是企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的保證。如何對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理并方便員工查閱獲取，以確保標(biāo)準(zhǔn)的有效性、先進(jìn)性和適用性，一直是質(zhì)量管理中的棘手問題。
本文從實(shí)踐出發(fā)，分析標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理內(nèi)容，針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)有效性管理中存在的問題探討改進(jìn)的途徑和方法。
關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)，有效性，質(zhì)量管理
1 引言
GB/T 20000.1-2014《標(biāo)準(zhǔn)化工作指南第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動(dòng)的通用術(shù)語》中對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的定義是：通過標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)，按照規(guī)定的程序經(jīng)協(xié)商一致制定，為各種活動(dòng)或其結(jié)果提供規(guī)則、指南或特性，供共同使用和重復(fù)使用的文件。
它以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，以獲得最佳秩序、促進(jìn)最佳社會(huì)效益為目的，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。
按照標(biāo)準(zhǔn)覆蓋范圍，可分為國際標(biāo)準(zhǔn)、區(qū)域標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。在《質(zhì)量管理體系要求》(GB/T 19001-2016/ISO 9001:2015)7.5.3“成文信息的控制”條款中要求：對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識(shí)別，并予以控制，以確保其有效性、先進(jìn)性和適用性。
在實(shí)際工作中，由于標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成復(fù)雜且數(shù)量龐大，標(biāo)準(zhǔn)使用需求和類型存在差異，且隨著我國標(biāo)準(zhǔn)制修訂機(jī)制改革，標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審周期大大縮短。標(biāo)準(zhǔn)更新幅度增大，增加了標(biāo)準(zhǔn)的搜集、查新、查閱、下載和共享難度。
在這種情況下，使用者如果沒能及時(shí)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行查新和確認(rèn)，掌握最新的標(biāo)準(zhǔn)信息動(dòng)態(tài)，仍然按照過期失效的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)、組織生產(chǎn)、檢驗(yàn)驗(yàn)收等活動(dòng)，那么提供的產(chǎn)品和服務(wù)就沒有質(zhì)量保證，這樣必然會(huì)給整個(gè)社會(huì)帶來巨大隱患，將會(huì)對(duì)人民的生命財(cái)產(chǎn)和人身安全帶來嚴(yán)重威脅。如何有效地對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和控制，應(yīng)得到企業(yè)的重視，也值得做深入細(xì)致的研究和討論。
2標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理內(nèi)容
企業(yè)應(yīng)制定適用于本單位的標(biāo)準(zhǔn)有效性管理程序，確定標(biāo)準(zhǔn)的歸口管理部門和負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)獲取、識(shí)別、更新并傳遞信息的部門，規(guī)定企業(yè)各部門各級(jí)人員的職責(zé)，對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施受控管理，并應(yīng)通過有效的渠道，對(duì)在用的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤和定期查新，以確保使用標(biāo)準(zhǔn)的最新有效版本。標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理工作主要包括標(biāo)準(zhǔn)收集、查新、提供和利用。
2.1標(biāo)準(zhǔn)收集
企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)主要通過外購、標(biāo)準(zhǔn)化信息平臺(tái)，同行業(yè)的交換、復(fù)制或向合作方索取等方法進(jìn)行收集。
標(biāo)準(zhǔn)的收集要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，以企業(yè)的需求為重點(diǎn)，由標(biāo)準(zhǔn)管理部門統(tǒng)一組織各部門按照設(shè)計(jì)、科研、生產(chǎn)、施工、調(diào)試、驗(yàn)收等技術(shù)管理活動(dòng)必須遵循的依據(jù)和準(zhǔn)則進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類整理，形成有效標(biāo)準(zhǔn)清單匯總表，包括標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)名稱、標(biāo)準(zhǔn)類別、標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)、作廢日期、控制狀態(tài)等信息。
2.2標(biāo)準(zhǔn)查新
各類標(biāo)準(zhǔn)文本隨著生產(chǎn)和管理水平的提高，需要不斷地被修訂、代替、廢止。由于標(biāo)準(zhǔn)作廢、代替的信息非常多，所以應(yīng)定期對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的有效性進(jìn)行查新，確保標(biāo)準(zhǔn)文本現(xiàn)行有效。
(1)標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理措施
標(biāo)準(zhǔn)管理部門定期在網(wǎng)上更新補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)有效清單，確保各部門能夠及時(shí)領(lǐng)取、更換、使用現(xiàn)行有效的標(biāo)準(zhǔn)文本。密切關(guān)注標(biāo)準(zhǔn)作廢發(fā)布信息推送，及時(shí)與標(biāo)準(zhǔn)使用人員進(jìn)行有效溝通，確保標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)變更并得到正確使用。
(2)標(biāo)準(zhǔn)信息的獲取渠道
掌握標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布渠道，從源頭上對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的有效性進(jìn)行控制。標(biāo)準(zhǔn)化從業(yè)人員可通過高質(zhì)通一站式云服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)文本的查詢、下載以及智能查新。（網(wǎng)站請(qǐng)點(diǎn)擊文末閱讀原文）
高質(zhì)通一站式云服務(wù)平臺(tái)為廣大企業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)化從業(yè)人員實(shí)施應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)提供了更加便捷高效的服務(wù)。企業(yè)可通過高質(zhì)通平臺(tái)更直接、有效、及時(shí)地獲取大量標(biāo)準(zhǔn)信息。
(3)查新途徑優(yōu)劣勢比較分析
標(biāo)準(zhǔn)查新方式一般分為人工查新和系統(tǒng)查新，人工查新優(yōu)勢在于免費(fèi)、操作簡單，劣勢在于標(biāo)準(zhǔn)信息分散，需要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)類型人工登錄各個(gè)相應(yīng)網(wǎng)站查詢下載，適用于標(biāo)準(zhǔn)種類和數(shù)量較少的情況。
系統(tǒng)查新可在高質(zhì)通一站式云服務(wù)平臺(tái)使用標(biāo)準(zhǔn)全部功能，優(yōu)勢在于能夠通過標(biāo)準(zhǔn)號(hào)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行跟蹤管理，系統(tǒng)能夠自動(dòng)查新和推送信息，及時(shí)、高效。
3標(biāo)準(zhǔn)有效性控制的改進(jìn)實(shí)踐 3.1標(biāo)準(zhǔn)有效性管理存在的問題 日常標(biāo)準(zhǔn)有效性管理中主要存在以下問題： (1)標(biāo)準(zhǔn)門類復(fù)雜且數(shù)量龐大，使用人員分散，人工查新頻次低，查新時(shí)間滯后且容易出現(xiàn)遺漏； (2)各類標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)站良莠不齊，標(biāo)準(zhǔn)來源多樣不易保證準(zhǔn)確性； (3)標(biāo)準(zhǔn)使用人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)名稱等使用不規(guī)范； (4)標(biāo)準(zhǔn)電子文本獲取難度較大，標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)文本重復(fù)采購； (5)引用標(biāo)準(zhǔn)變更后，未及時(shí)對(duì)相關(guān)的企業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書、原始記錄、技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)等受控文件進(jìn)行評(píng)審和修訂。 3.2標(biāo)準(zhǔn)有效性改進(jìn)途徑和方法 為加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的有效性和規(guī)范性管理，滿足質(zhì)量體系中標(biāo)準(zhǔn)管理要求和專業(yè)技術(shù)管理人員標(biāo)準(zhǔn)使用的實(shí)際需求，可通過以下方法進(jìn)行改進(jìn)，提高企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理水平： 使用高質(zhì)通一站式云服務(wù)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)查新、標(biāo)準(zhǔn)變化信息推送功能、標(biāo)準(zhǔn)清單分類導(dǎo)出、標(biāo)準(zhǔn)文本下載、生成標(biāo)準(zhǔn)有效性報(bào)告等功能，保證了各類技術(shù)管理人員方便快捷地獲取標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)行有效的電子文本，提高了標(biāo)準(zhǔn)使用效率和標(biāo)準(zhǔn)有效性。 4結(jié)語 標(biāo)準(zhǔn)有效性是保證企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的有力保障，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理與控制，便于員工檢索、查詢、文本獲取，提高了標(biāo)準(zhǔn)使用效率和標(biāo)準(zhǔn)有效性，確保了采用標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行有效，既能夠提高標(biāo)準(zhǔn)化工作快速反應(yīng)能力，為企業(yè)的研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、服務(wù)及時(shí)提供先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)支撐，又促進(jìn)了產(chǎn)品和服務(wù)的創(chuàng)新，產(chǎn)品技術(shù)含量的提高，管理服務(wù)水平的提升，對(duì)企業(yè)的發(fā)展都將產(chǎn)生積極的作用和影響。
